司法部关于司法行政档案工作暂行规定

第一章 总则

第一条 为了加强司法行政系统的档案工作，使之有效地为司法行政工作和社会主义建设事业服务，根据《档案法》等有关规定，制定本规定。 第二条 司法行政档案是指在司法行政工作中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。司法行政档案分为文书档案，专业档案(劳改罪犯和劳教人员档案、公证档案、律师业务档案、乡镇法律服务业务档案;财会档案、科技档案、教学档案、新闻书稿档案、基建档案等)和声像档案。 第三条 司法行政档案是国家档案的组成部分，是司法行政系统的宝贵财富，属党和国家所有，由各单位档案部门集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有。 第四条 档案工作是一项专门业务，是司法行政建设和各单位业务工作的组成部分，是维护司法行政系统历史真实面貌的重要工作。各级司法行政单位要加强对档案工作的领导。

第二章 档案机构、人员及职责

第五条 各级司法行政单位要建立档案机构。档案工作要由一名领导分管，办公室主任或副主任具体负责。 第六条 各省、自治区、直辖市司法厅(局)设立档案科(室)，地(市)、县司法局设立档案室，并配备相应的档案人员。 各省、自治区、直辖市劳改局、劳教局(处)，处级劳改、劳教单位均应设立档案科(室)，配备相应的档案人员。 各公证处和律师事务所设立档案室，配备专职或兼职档案人员。 部属各政法院校应遵照《普通高等学校档案管理办法》(1989年国家教委第六号令)的有关规定，设置档案机构，配备档案人员。 司法部各直属单位应设立档案室，配备专职或兼职档案人员。 第七条 各级司法行政单位的档案工作受同级和上级司法行政机关档案管理部门的指导和监督，业务上受同级地方档案行政管理部门的指导和监督。 第八条 档案人员应政治可靠，热爱档案事业，忠于职守，具有高中以上文化水平和一定的档案专业知识。档案管理队伍应保持相对稳定。 第九条 各级司法行政单位档案部门的主要职责是：贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策;建立健全本单位及所属单位的档案工作规章制度;负责本单位档案的集中统一管理和鉴定、销毁、移交工作;积极开展档案资料的开发利用工作;对本单位文书和业务部门的立卷归档工作进行指导;对所属单位及系统的档案工作进行监督、指导，并对档案管理人员进行业务培训。

第三章 档案的接收和整理

第十条 司法行政单位要建立、健全本单位所有的各门类档案的立卷归档制度。凡本单位工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像，均由文书部门或业务部门进行整顿、立卷并按期向档案管理部门归档。 第十一条 档案管理人员必须按照《档案法》的规定及时接收案卷。接收时应严格按照各类档案立卷归档办法的要求，检查案卷质量，对符合要求的予以接收，办理档案移交手续。 第十二条 对接收的档案，按照门类和载体的不同，制定分类方案，各门类档案分类应保持前后一致，不能随意变动。分类后按案卷排列顺序编制卷号，填写案卷目录和档案收进登记表。 接收的档案，在封面右上角盖“归档”章，密卷在封面左上角盖密级章(解密、降密后随时更改)。

第四章 档案的保管

第十三条 各单位要根据保存档案资料的数量，设置相应的档案专用库房和框架，对本单位各门类档案实行集中统一管理，并逐步做到办公室、阅卷室、库房三室分开。 第十四条 档案库房要坚固实用，符合防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。室内要保持清洁、通风，不得存放与档案无关的物品。 第十五条 各单位根据规定和实际情况。购置档案装具、温湿度计、去湿机、空调机、吸尘器、复印机、收录机、电子计算机等设备，逐步采用先进技术，提高档案管理水平。 第十六条 随卷归档的录音带、录相带、照片、底片等声像档案，应单独妥善存放保管，防止磁化和损坏，并根据保管期限定期复制。 第十七条 档案管理人员应绘制案卷存放示意图。 第十八条 档案管理人员应定期对档案保管状况进行全面检查，发现问题及时向领导报告，并采取有效措施，保护档案的完整和安全。调动工作时应认真核查档案，办理交接手续。 第十九条 各单位要建立全宗卷，以积累存储本单位案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

第五章 档案的利用和统计

第二十条 各单位档案部门要严格遵守档案借阅制度。借阅档案时，必须严格履行审批和登记手续，并限定借阅期限。 第二十一条 档案管理人员要熟悉本单位各类档案的主要内容和存放位置，查找档案要做到准确迅速。 第二十二条 加强档案的编研工作，积极开发利用。除编制必要的检索工具外，要认真编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、文件汇集及各种参考资料。积极主动地开展档案的利用工作，并及时编写档案利用效果实例汇编，最大限度地发挥档案的社会效益。 第二十三条 利用档案的单位和人员，要确保档案的安全，严禁遗失、拆散、剪裁、勾画、涂改、批注和转借，未经批准不得随意复制。 第二十四条 保管与利用档案，应严格执行保密规定，任何人不得利用工作之便泄露党和国家秘密。 第二十五条 档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时进行统计，并按规定向档案行政管理机关报送档案工作基本情况统计表。

第六章 档案的鉴定、销毁和移交

第二十六条 各单位档案机构要定期对超过保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定档案应指定专人负责，主管领导审核。具体鉴定工作由档案管理人员和有关部门的业务、技术人员共同进行。经鉴定，对仍有保存价值的案卷，提高保管期限。对确无保存价值的档案进行登记造册，连同鉴定报告一并报主管领导审批，经书面批准后销毁。 第二十七条 被批准销毁的劳改罪犯和劳教人员档案应将出监(所)鉴定表、释放证明书存根及解教鉴定表、解教证明书存根各留一份，按年代整理立卷。被批准销毁的公证档案，应将公证书留存一份，按年度、类别整理立卷。以上留存的两类档案连同销毁报告、批件及销毁清册一起划为永久卷保管。其它门类档案被批准销毁后，将销毁报告、批件及销毁清册一并立卷，永久保存。 第二十八条 销毁档案时，应由档案管理部门和形成专业档案的部门共同派员监销，监销人要在销毁前对销毁档案认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。 第二十九条 各省(市、区)司法行政单位列为永久和长期保管的档案，按照国家档案局的规定，应按时向同级地方档案馆移交。列为永久保存的劳改罪犯档案，在刑满后五十年向地方档案移交。

第七章 附则

第三十条 司法行政系统各门类档案管理工作分别执行下列各种规定： 劳改罪犯档案和劳教人员档案执行《劳改罪犯和劳教人员档案管理暂行规定》;公证档案执行《公证文件立卷归档和管理办法》;律师业务档案执行《律师业务档案管理办法》;乡镇、城市街道法律服务所的业务档案执行《乡镇法律服务所业务档案管理办法》和《律师业务档案管理办法》;部属院校档案执行《普通高等学校档案管理办法》(1989年国家教委第六号令);文书档案、财会档案、基建档案、科技档案、审计档案、书稿档案、新闻宣传档案等执行国家档案局的有关规定。 第三十一条 根据国家档案局1987年1号文件《关于印发财政部“国家预算收支科目”中列入一般行政事业单位档案设备购置费通知》的精神，各单位档案工作所需经费，列入专项经费开支。 第三十二条 根据《档案法》的有关规定，对档案人员实施奖惩。 第三十三条 各单位可根据本规定，制定档案工作的具体管理细则。 第三十四条 本规定自1993年4月16日起施行。