上海联合产权交易所公文处理和文件管理办法

上海联合产权交易所公文处理和文件管理办法
（沪联产交[2004]035号）
各部门：
为了进一步规范我所的公文处理和文件管理工作，特提出如下规定：
一、关于公文处理办法
1、凡以我所名义向上级单位和领导报送的文件及各类文字材料，以及经所领导同意下发各部门的各类文字材料等，应统一署名为“上海联合产权交易所”、 “中共上海联合产权交易所委员会”和“中共上海联合产权交易所纪律检查委员会”。如需使用简称的，应统一署名为“上海联交所”、“上海联交所党委”和“上海联交所纪委”。
各部门原则上不得以部门名义对上上报或对外发送公文，如确因工作需要以部门名义对上上报或对外发送公文，应统一署规范的部门名称或规范的部门简称，经部门负责人审核，报分管所领导同意后，由部门负责人签发，并报办公室备案。
2、以所名义向上报送或对外发送的公文，包括各类文件、汇报资料、宣传资料、通知等，主办部门拟稿，部门负责人核稿，须经所办公室（党委办公室）校核、分管所领导审核后，由总裁（党委书记）签发。
3、各部门在起草文件等文字材料时，要认真负责，仔细斟酌。在报所领导前，部门负责人对文稿内容要严格把关，防止疏漏。在所领导审核同意后，经办人员要仔细校对，防止差错。
4、制发本所公文，各承办部门在正式付印前，应对文稿进行认真稽核。文稿稽核主要内容：行文是否有错字、漏字、别字和打印错误；文稿中涉及人名、单位、职务、地名、时间、数字、引文等是否准确；汉字、标点符号、计量单位、数字的用法是否规范。经稽核确认无误后，用统一的格式打印并装订。
二、关于文件管理办法
凡属中共中央、国务院、中央部、委、办、局和市委、市政府以及市国资委党委、市国资委等下发的文件以及党内期刊、简报，由办公室主管，由机要秘书经办有关签收、登记、拟办、分送、传阅、保管、处理、清退、销毁等日常工作。
1、签收、登记
外来文件由机要秘书签收、清点、登记编号。收文过程中如发现问题，应及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。
2、拟办
机要秘书收文登记后，交党委办公室主任处理，提出拟办意见。
3、送阅
中共中央、国务院发至地市级文件的阅读范围为：所党委书记、副书记、纪委书记、总裁、副总裁；
中共中央、国务院和市委、市政府发至县团级文件的阅读范围为：所党政领导、所各部门中层以上干部；
固定分发范围的党内期刊、简报等，由机要秘书及时送达。凡地市级文件中标有密级的机要文件，应置入专用夹传阅，并记录流向，退回时注销。
4、保管
机要秘书及各部门对需要存放的文件和党内期刊、简报，应妥为保管。各部门应明确由专人保管文件。
5、清退、销毁
机要秘书对全所（含各部门）保管的文件和党内期刊、简报，按照规定的要求定期进行清退、销毁。
上海联合产权交易所
二○○四年四月十六日