乡镇法律服务所业务档案管理办法

各省、自治区、直辖市司法厅（局）：
现将《乡镇法律服务所业务档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。
乡镇法律服务所业务档案管理办法
第一条 为加强乡镇法律服务所业务档案的管理，根据国家档案法的有关规定和司法部《关于乡镇法律服务所的暂行规定》，结合乡镇法律服务工作实际，制定本办法。
第二条 乡镇法律服务所的业务档案，是乡镇法律服务所在办理各项法律事务活动中形成并归档的具有查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式或者载体的文件材料，是乡镇法律服务工作的真实记录。
第三条 乡镇法律服务所必须重视和加强档案管理工作，建立健全有关业务文件材料的收集整顿、立卷归档、保管利用等各项规章制度，并自觉接受司法行政机关和档案管理部门的监督和指导。
第四条 乡镇法律服务所应当指定兼职档案管理人员，负责指导、督促和检查乡镇法律工作者对业务文件材料的收集整理和立卷归档，做好本所档案的接收、保管、利用和销毁工作，定期检查和汇报各项档案管理制度的执行和落实情况。
第五条 乡镇法律服务所的业务档案，应当根据乡镇法律服务所的业务范围和承办的各项法律事务的不同类别，分别立卷、归档和保管。
担任法律顾问的业务材料要做到每单位一卷；代理民事、经济、行政诉讼，办理非诉讼法律事务、调解纠纷的业务材料要做到一案一卷；解答法律询问、代写法律事务文书、协助办理公证的业务材料要做到定期分类装订成册，按年度立卷；其他业务的具有查考利用价值的文件材料可以根据实际需要，定期分类装订成卷。
第六条 乡镇法律服务各类业务案卷的材料应当完整、准确、齐全，主要应当包括：受理承办的各种手续，具体承办业务过程中形成的各种具有查考利用价值的文书、笔录及其他文字、图表、声像资料，承办结果，收费凭证和其他有关材料；对不能附卷的实物证据，应当将其照片和记载证物详细情况、保管处所的材料附卷后，另行保管。
案卷材料的排列程序，应当按照承办各项法律事务的客观进程和材料形成的先后顺序及其类别编排。
案卷中的各种文字材料，必须用钢笔或者毛笔书写，打印件要和底稿同时立卷。
第七条 乡镇法律服务各类业务案卷的装订，一律要加封皮、封底，按规定项目填写封面、卷内目录、备考表和编写页码；卷面规格为十六开，材料大于卷面的要加以折叠，小于卷面的要加贴补纸；装订一律用线绳，并在装订线活结处贴上封签。
第八条 乡镇法律服务各类业务案卷材料的收集整顿和立卷归档，由具体承办该项业务的乡镇法律工作者负责。
承办人在办理法律事务的过程中，应当注意随时收集有关的各种材料，并予以妥善保管；在办结法律事务后，应当检查和整理全部材料，及时补齐或补办遗漏的材料和手续，修补或复制破损的材料，去掉无关和重复的材料，并按规定进行立卷。
承办人应当在办结法律事务后一个月内完成立卷，并移交归档，不得私自保管。
第九条 档案管理人员应当对承办人移交归档的案卷进行严格检查，对符合立卷要求的予以接收，对不符合立卷要求的退回承办人重新整理装订。
对接收归档的案卷，应当按其类别、年度编写归档顺序号，填写档案检索目录登记簿；根据需要查考利用期限的长短，确定档案保管期限；凡涉及国家机密、个人隐私的档案，应当列为密卷，并在封面右上角加盖密卷章。
第十条 乡镇法律服务所应当对业务档案实行集中统一管理，设置适宜存放的设备，采取防损、防潮、防火等必要措施，并定期进行检查和清点，发现丢失应及时查找，确保档案的完整与安全。
第十一条 乡镇法律服务所应当重视档案的查考利用工作，并建立相应的档案借阅制度和保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续，密卷档案应严格限制借阅范围；借阅人不得从卷内抽取材料，用毕应及时归还；档案管理人员不得超越制度向任何人提供档案或者扩大利用范围，不得向他人泄露档案内容。
第十二条 乡镇法律服务所业务档案的保管期限，一般分为短期和长期两种。短期保管期限为五至十年，长期保管期限为十五至二十年；对具有长远查考利用价值和凭证作用的档案，可以永久保管。
对业务档案应当定期进行清理，凡超过保管期限或者失去查考利用价值的档案，由乡镇法律服务所提出鉴定意见，并登记造册，报经县（市、区）司法局批准后予以销毁。档案管理人员不得私自销毁档案。
第十三条 城市街道法律服务所的业务档案管理，参照本办法执行。
第十四条 本办法自发布之日起施行。