民政部办公厅关于加强地名档案管理的意见

各省、自治区民政厅，各计划单列市民政局，北京、上海、天津、广东省(市)地名委员会办公室：

近年来，随着机构改革和调整，地名档案工作在总体上得到了加强。但是，也有一些地方的地名档案工作有所削弱，出现了不少问题，主要表现在：一是机构归属不一致，工作关系不顺，给业务开展和工作指导带来许多困难。过去地名档案工作由中国地名委员会统一管理，1988年这项工作划归民政部管理后，各地的情况也随之发生了很大变化，目前这项工作在有的地方归民政部门管理，有的由城镇或土地规划部门管理，还有的在同一行政区域内或同一系统单位内部归属关系不尽相同，情况比较复杂。二是一些部门将地名档案工作与其他业务工作合并管理以后，人员配备不足，工作分工不明，使地名档案处于无人负责，无人管理和闭库封存的状况。三是有少数地方的主管部门及档案人员对地名档案认识不足，管理不善，造成部分地名档案在机构撤并过程中毁损或丢失等等。为了进一步加强对地名档案的管理，使地名档案工作在新的形势下能够持续、健康地发展，现提出以下意见，请认真贯彻执行。

一、各级民政及有关主管部门要重视地名档案工作，充分认识地名档案不仅是在地名管理工作中形成的专门档案，而且是国家档案的组成部分，是国家的宝贵财富，做好地名档案工作对于促进国家经济和社会发展有着特殊的重要作用，必须加强领导和管理。当前，各级民政及有关主管部门要根据机构改革后的情况，将地名档案管理提上日常工作的议事日程，有目的、有计划地开展这项工作;要针对地名档案管理中存在的各种问题，按照“谁主管、谁负责”的原则，认真地加以研究和解决;已将地名档案工作与区划、勘界等其他业务合并管理的部门，应当正确认识和处理好它们之间的关系，按照档案管理的有关规定要求，采取积极措施，集中统一管理好地名档案。

二、要配备好地名档案管理人员，不断提高他们的自身素质。地名档案管理机构调整后，各级民政及有关主管部门要及时选配既熟悉业务，又具有责任心的地名档案人员，并保持其相对稳定，使地名档案工作有人负责、有人管理。要结合实际制订和完善地名档案人员的岗位责任制，鼓励和支持地名档案人员学习专业知识，教育他们树立职业道德观念，发扬敬业爱岗精神，认真负责地做好地名档案工作。对于那些不称职人员，应当予以调换;对于人为造成档案毁损或丢失的，要追究责任，严肃处理。

三、要加强地名档案管理基础建设，确保地名档案的完整与安全。在基础业务建设方面，各级民政及有关主管部门应当坚持高标准、严要求，要建立健全各项必要的规章制度，对地名档案的收集、整理、编目、统计、鉴定、安全保管和提供利用等各个环节实行科学化、规范化管理，不断开发地名信息资源，拓宽服务领域。在基础设施建设方面，应当创造条件，尽可能地满足地名档案管理所必需的库房、装具、设备等，确保地名档案的安全。要积极参加当地组织的档案馆(室)达标升级活动，按照档案行政主管部门规定的标准，采取措施，进行整改，争创一流的档案管理水平。

四、要努力创造条件，加速实现地名档案管理的现代化。为了适应社会主义市场经济和城乡建设日益发展的需要，满足社会各方面对地名信息的需求，实现地名信息的大容量存储、高效率检索和提供利用，各级民政及有关主管部门应当努力创造条件，逐步采用计算机管理技术，建立地名信息计算机管理系统，使地名档案实现现代化管理。对于地名信息管理应用软件的开发和使用，既要注意软件的规范性、通用性和功能的完善性，以便于将来全国地名信息系统的建立和管理，又要考虑到向社会提供地名信息服务的适用性，充分发挥地名信息的社会效益和经济效益。在推广应用计算机管理的过程中，要抓好技术培训工作，使地名档案人员熟练掌握计算机的操作技能和软件的管理性能，以适应地名档案管理现代化的需要。