煤炭工业部审计局关于煤炭内部审计机构审计档案工作的规定

第一条 为了加强煤炭内部审计档案工作，充分发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和审计署《审计机关审计档案工作的规定》、煤炭工业部《煤炭行业内部审计工作规定》，制定本规定。

第二条 本规定所称审计档案，是指煤炭内部审计机构在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

审计档案是企事业单位档案的重要组成部分。

第三条 本规定所称审计档案工作，是指煤炭内部审计机构对审计档案进行的收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交，以及对下级煤炭内部审计机构审计档案管理工作的指导和监督。

第四条 审计署驻煤炭部审计局对全国煤炭内部审计的档案工作进行指导和监督;下级煤炭内部审计机构的审计档案工作，接受同级档案管理部门和上级煤炭内部审计机构的指导和监督。

第五条 煤炭内部审计机构应当设立专职或兼职档案管理人员。

第六条 煤炭内部审计机构和专兼职档案人员的职责是：

(一)认真贯彻执行国家关于审计档案管理工作的法规，依法建立本单位的审计档案管理工作规章、制度;

(二)组织、监督本单位有关审计人员审计文件材料的立卷和归档工作;

(三)按照国家有关规定，做好审计档案的收集、整理、保管、利用、编研、统计工作，如期移交应由同级档案部门保管的审计档案，为审计工作服务;

(四)对下级煤炭内部审计机构的审计档案管理工作进行指导和监督，有计划地开展检查、总结、培训、研究等活动。

第七条 审计档案的建立实行谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度;采取按职能分类、按项目立卷、按单元排列的立卷方法。

第八条 应当归入审计档案的文件材料是：

(一)审计通知书、审计意见书、审计决定、审计建议书、移送处理书等审计公文;

(二)审计证据、审计工作底稿、审计报告及审计报告征求意见书;

(三)审计工作方案、审定审计报告的会议纪要、检查审计决定执行情况的记录等文件材料;

(四)有关审计项目的请示、报告、批复、批示、问函、复函等文件材料;

(五)与具体审计项目有关的群众来信、来访记录等举报材料;

(六)其它应归入审计档案的文件材料。

第九条 不归入审计档案的文件材料是：

(一)与具体审计项目无关的行政文书及审计综合管理文书;

(二)未用作审计依据，或未经核实的证明性材料;

(三)审计所依据的法规、政策文件中的无关条款及其他参考材料;

(四)未经领导审签的文电草稿;

(五)其他不应归入审计档案的文件材料。

第十条 审计文件材料按项目立卷。一个审计项目可立一个卷或几个卷，不得将几个审计项目的文件材料合并立为一个卷。

跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。

第十一条 审计案卷内文件材料一般应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序进行排列。

结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度的方法进行排列;

证明性文件材料，按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列;

立项性文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

第十二条 审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是：

(一)正件在前，附件在后;

(二)定稿在前，修改稿在后;

(三)批复在前，请示在后;

(四)批示在前，报告在后;

(五)重要文件在前，次要文件在后;

(六)汇总性文件在前，原始性文件在后。

第十三条 审计项目一经实施，立卷责任人即应及时收集本项目的文件材料;审计终结时，立卷责任人应对本审计项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍，并按立卷的方法和规则进行组卷。经审计组组长和内部审计负责人复查后，依照有关规定进行案卷的编目和装订。

第十四条 审计文件材料的归档，应坚持以审计项目案卷为单位进行交接。归档时间不得迟于该审计项目结束后的3个月。

第十五条 审计档案的鉴定，应当依据有关审计档案保管期限的规定进行。审计档案的保管期限应当按照项目审计案卷的保存价值确定，分为永久、长期(16年至50年)和短期(15年及其以下)三种。

第十六条 审计档案在划定保管期限的基础上，可以采用“年度――组织机构”或“年度――审计类别”的方法排列和编目。审计案卷排列方法应当统一，前后保持一致，不可任意变动。

第十七条 审计档案的密级及其保密期限，按卷内文件的最高密级确定，并按有关规定作出标识。

第十八条 煤炭内部审计机构应当按照国家有关规定配备必要的设备，建立、健全档案保管制度，定期对尚未移交档案的保管情况进行检查，确保档案的安全。

第十九条 积极开展审计档案的利用工作，根据需要编制适用的检索工具和参考材料，做到迅速、准确地查找和利用案卷。

第二十条 借阅审计档案，一般应当限定在本单位审计机构内部。凡需将审计档案借出或要求出具审计档案证明的，应经内部审计机构负责人审批。

第二十一条 各级煤炭内部审计机构向档案部门移交审计档案的范围和年限，按国家和本单位档案管理部门有关规定执行。

第二十二条 本规定由煤炭工业部审计局负责解释。

第二十三条 本规定自1998年1月1日起施行。